１．採用面接時から始めておきたい職員教育
入職したスタッフが「このような仕事は私の仕事ではない」という不平不満をもらし、職場の雰囲気を乱すことがあります。これを防止するには、採用面接時に「診療方針」「仕事概要」「求める人物像」を示しながら、「少数精鋭のクリニックなので、細かい雑務もこなしながら、力を発揮してほしい」と伝えておくことがポイントになります。
経験者なら誰でもいい、という大雑把な採用をしていますと、のちのち大変な苦労をされることになります。手間はかかっても、人材採用の入り口をきちんと整えておくことは、院長やスタッフの働きやすい職場づくりにつながっていきます。
また、採用面接は医院宣伝の場であることも忘れてはいけません。 断る場合にも、細心の注意を払いましょう。
２．離職防止対策で、定着化を図ります
医療業界の特性のひとつに、一般企業と比べ転職率の高さがあげられます。看護師などの国家資格者が多く、慢性的な人手不足から優秀な看護師ほど超売手市場になっています。
また、退職理由（本音）のトップは、「人間関係」です。院長と職員、職員同士のトラブルなどを防ぐために、院内ルールを「見える化」することが有効です。院長が理想と考える職員の模範行動（行動指針）や、職員としてやって良いこと・悪いことを院内に浸透させることは、患者さんに選ばれるクリニックの土台にもなります。
医療従事者は長時間労働になりがちで、それがサービス残業にもつながっている可能性があり大きな問題として指摘されています。特に、医療機関は労働基準監督署から狙われやすい業種と言われていますので、対策を講じておく必要があります。
労働基準監督署からの臨検を受け、サービス残業を指摘され、是正勧告が出された場合、最大過去２年分の残業代を請求される可能性があります。厚生労働省の報告によると１人あたり平均約１０万円の支払い額となっていますので、全職員にそれが及んでしまうと経営的に非常に大きな影響を受けてしまいます。
- （例）職員１０人…
- １００万円の支払い
- 職員１００人…
- １，０００万円の支払い
※臨検とは・・・
労働基準監督官による立ち入り調査のことです。労働基準法や労働安全衛生法に基づき、法令違反の発見とその違反事項の是正を目的とします。
定期監督と（労働）災害時監督、申告監督などがありますが、最近は不満を持つ職員の監督署への駆け込みによる申告監督（労基法104条）が増えています。
医療機関は、多職種で構成され、変則的な勤務体系です。また、服務心得についても専門性ゆえに特有の注意が必要となっていますので、一般企業の就業規則をそのまま利用することはできません。医療機関に適した就業規則を作成することは労務リスクの低減に繋がります。
なお、パートタイマー職員を含めて常時10人以上を雇用する場合、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署に届け出る義務があります。規則の内容を変更した場合も、同様に届出義務があります。違反した場合、罰金30万円が科せられることがありますので、注意してください。
患者さんに再度来院していただくためにはスタッフの対応が重要です。
医療機器の操作方法の習得、医事コンピュータの操作方法、医薬品、検査、診療材料、廃棄物の取り扱い方法など、マニュアル化しておくことが重要です。
医療本来の目的である、体の不調が直るということは、患者さんにとって当たり前のことです。そこにどんな付加価値があるのかで患者さんの満足度は決まってきます。接遇研修をはじめ、コミュニケーション研修、クレーム対応研修、メンタルヘルス研修を継続的に行うことで、安定した経営の実現が図られます。
職員から不満のでやすい給与について、バランスの取れた合理的な設計をした上で、個別に又は集合形式で説明を繰り返し、理解を図ります。
その他、やりがい感を高める工夫やモチベーションアップ対策などの人事管理的側面もお任せください。
また、度重なる労働関係法の改正により、複雑化している労務管理も適法に取り扱えるように調整いたします。
職員の入職・退職の際の雇用保険・社会保険の手続きや、労働保険年度更新、社会保険算定基礎届の作成・提出、３６協定の届出などを代行をいたします。
変則勤務やパート職員の多い医療機関では、処理が複雑になるため給与計算ミスを起こしがちです。また、法定控除される厚生年金保険料、健康保険料、介護保険料、雇用保険料の保険料率改定にも適正に対応しなければなりません。給与計算のアウトソーシングについてもご相談ください。
クリニック開業時には、開設許可申請や施設基準等届出、診療報酬の保険医療機関届の申請などの膨大な手続きに忙殺され、労務管理面での届出、対策が後手になることがあるので注意が必要です。
社会保険各制度（労働災害補償保険、雇用保険、厚生年金保険、健康保険）の届出は無論のこと、労働時間管理の設定がとても重要になります。
一例をあげますと、職員１０人未満のクリニックに認められている法定労働時間の特例制度。この特例制度を知らずに所定労働時間を設定してしまった場合、後から変更したくても『労働条件の不利益変更』に該当し、非常に面倒なことになります。
院長先生が医療に専念できる環境を整えるためにも、開業時の労務面のサポートはお任せください。
年金は「老齢年金」「障害年金」「遺族年金」に大別できますが、なかでも「障害年金」は複雑でわかりにくい内容となっているため、請求漏れが発生しています。年金のことがよくわからないという方もたくさんおられます。また、既に手続きを済まされた方であっても少しでも疑問があれば再度確認をしていただいた方がよいでしょう。そのような方々には身近に相談できる場所が必要です。
貴院の患者サービスの一つとして「障害年金相談デスク」としてご活用いただいてはいかがでしょう。
｢少額の場合は回収しない｣というクリニックが多いですが、未収金発生の頻度が高くなると、経営を圧迫する要因になります。少額の未収金の累積が経営へ影響することから、診療所の未収金問題は、回収よりも発生させないための対策がより重要です。
窓口での未収金を未然に防止するためには、
- ●保険証、医療券の徹底確認、
- ●未納金の診療前清算、
- ●クレーム対応など院内ルールを明確にしておきます。
また、保険外診療を主にするクリニックは
- ●分割支払制度、
- ●クレジットカード・デビットカード導入を検討するのも有効です。
また、受付から会計業務までを単独のスタッフが担当する場合には、管理体制を強化してチェック機能を有効に作用させる必要があります。
